Ismerős az érzés, amikor a géptől felnézve rácsodálkozunk, hogy besötétedett? Eltelt a nap, de olyan, mintha semmivel sem haladtunk volna – pedig egész végig itt ültünk. Ilyenkor még számba vesszük az otthoni dolgokat (a mosogatást, a vacsorakészítést, a rendrakást), és bár még el sem indultunk haza, a szorongás máris mellénk szegődött útitársként.
Ha rendszeresen érezzük, hogy túlterheltek vagyunk, hogy szétfolyik a nap, a feladatok priorizálása az egyik legjobb eszköz lehet a probléma megoldására. Az idő értékes, ne pazaroljuk! A rendszerezés sokat segít a teendők hatékony elvégzésében, így több időnk lesz otthon a családunkra, a barátainkra és saját magunkra is. A feltöltő programok pedig még a stressztől és a túlterheltségtől is megszabadíthatnak.
Mit jelent priorizálni?
A priorizálás során összevetjük a feladatokat és fontossági sorrendet állítunk köztük. Azt már egy ideje tudjuk, hogy a „multitasking” során tulajdonképpen nem egyszerre végezzük a feladatokat, így gyorsabbak sem leszünk általa. Sőt, pont ellentétes hatást érünk el: az egyszerre végzett túl sok tevékenység csak lassítani fog és a hibázási lehetőségeket is megnöveli. Azonban, ha sorrendet állítunk fel és mindig csak egy dologra fókuszálunk, sokkal hatékonyabbak tudunk maradni.
A priorizálás hatására nőhet a teljesítményünk, a folyamat biztosítja, hogy a legfontosabb feladatokra tényleg rászánjuk a megfelelő időt. Mindez javítja a fókuszáltságunkat és csökkenti a túlterheltséget is. A fontos feladatok elvégzése megkönnyebbülést hoz, így kevésbé érezzük a belső feszültséget. Emellett jobban meg tudjuk szervezni a napot és több időnk marad a munkán kívüli tevékenységekre. Mindez a stressz szintünket is csökkentheti.
Nézzük, hogyan tudjuk mindezt átültetni a gyakorlatba!
1. Határozzuk meg a feladat értékét
A sorrend felállítása előtt tudnunk kell, hogy mennyire értékes az adott feladat a végcél szempontjából, ezért érdemes meghatározni az értékét egy 1-10-es skálán. Egy feladat értéke az lesz, amit a megtett cselekvés által nyerünk. Ez maga a haszon, amit az időtöltésért cserébe kapunk. Tehát például: ha fontos, hogy ötös legyen a vizsgánk, sokat kell tanulnunk érte. És ha elég időt fordítunk a felkészülésre, megkapjuk a kiváló eredményt. Ha fontosak számunkra a jó jegyek és jelen pillanatban a legfontosabb célunk, hogy lediplomázzunk, ennek a feladatnak az értéke magas lesz. Az érték egyébként lehet azonnali, vagy akár hosszú távon megvalósuló is.
2. Címkézzünk
Minimum három csoportba soroljuk a tevékenységeket: kötelező (amelyek kritikusak a cél elérésének érdekében), fontos (fontos, de nem kritikus, egy-kettőt közülük akár nélkülözni is lehet) és jó lenne (választható tevékenységek, amelyek nem befolyásolják a cél elérését). A példánál maradva a számonkérés tárgyát képező anyagok megtanulása kötelező eleme az ötös vizsgának, a plusz jegyzetek átolvasása fontos, a puska írása is lehet fontos (de ez egy olyan feladat ebben a kategóriában, ami akár el is hagyható), a „jó lenne” kategóriába pedig a szendvics készítése tartozik, mert jó lenne, ha tartalmasabb ételt vinnénk, de igazából egy müzli szeletet is bedobhatunk majd a táskánkba. Nem ezen múlik a jegyünk.
3. Számozzuk fel a feladatokat
Ha a feladatokat bekategorizáltuk, jöhet a számozás. Nézzük meg, hogy az egyes csoportokban melyik a legfontosabb és melyik a legkevésbé fontos feladat, majd a többit sorrendbe állítva dobáljuk közéjük. Mindez legyen leírva! A nap során így már nem kell aggódni azon, hogy melyiket mi után végezzük.
4. Stratégia
A feladatlista elkészítése után jöhet a hogyan! Mit kell tennünk azért, hogy a lehető legjobban végezzük el az adott feladatot? A hatékony feladatmegoldáshoz, hatékony stratégiára van szükség. Ha ez kész, már bele is kezdhetünk a megvalósításba.
Bár elsőre macerásnak és időigényesnek tűnhet a lista elkészítése, egy-két nap alatt könnyen bele fogunk szokni. Ráadásul sokkal több időt kapunk ajándékba általa, mint amennyi időt elvesz tőlünk reggel.
Milyen eszközök segíthetnek a priorizálásban?
Papír alapon is találunk „to do” listákat vagy akár egy füzetet is kinevezhetünk a feladataink priorizálására, ha azonban ennél is egyszerűbb megoldást keresünk, érdemes szétnézni az applikációk között. Az Asana, a Todoist, a Pocket vagy az Akiflow is remek segítséget nyújthat a napi teendők vagy munkánk rendszerezéséhez.
Fotók: Pexels
Ha tetszett a cikk, ez is tetszeni fog: olvasd el, miért érdemes megtervezned az előtted álló évet!
