hirdetés
Ismerős az érzés, amikor a géptől felnézve rácsodálkozunk, hogy besötétedett? Eltelt a nap, de olyan, mintha semmivel sem haladtunk volna – pedig egész végig itt ültünk. Ilyenkor még számba vesszük az otthoni dolgokat (a mosogatást, a vacsorakészítést, a rendrakást), és bár még el sem indultunk haza, a szorongás máris mellénk szegődött útitársként.
Ha rendszeresen érezzük, hogy túlterheltek vagyunk, hogy szétfolyik a nap, a feladatok priorizálása az egyik legjobb eszköz lehet a probléma megoldására. Az idő értékes, ne pazaroljuk! A rendszerezés sokat segít a teendők hatékony elvégzésében, így több időnk lesz otthon a családunkra, a barátainkra és saját magunkra is. A feltöltő programok pedig még a stressztől és a túlterheltségtől is megszabadíthatnak.
A priorizálás során összevetjük a feladatokat és fontossági sorrendet állítunk köztük. Azt már egy ideje tudjuk, hogy a „multitasking” során tulajdonképpen nem egyszerre végezzük a feladatokat, így gyorsabbak sem leszünk általa. Sőt, pont ellentétes hatást érünk el: az egyszerre végzett túl sok tevékenység csak lassítani fog és a hibázási lehetőségeket is megnöveli. Azonban, ha sorrendet állítunk fel és mindig csak egy dologra fókuszálunk, sokkal hatékonyabbak tudunk maradni.
A priorizálás hatására nőhet a teljesítményünk, a folyamat biztosítja, hogy a legfontosabb feladatokra tényleg rászánjuk a megfelelő időt. Mindez javítja a fókuszáltságunkat és csökkenti a túlterheltséget is. A fontos feladatok elvégzése megkönnyebbülést hoz, így kevésbé érezzük a belső feszültséget. Emellett jobban meg tudjuk szervezni a napot és több időnk marad a munkán kívüli tevékenységekre. Mindez a stressz szintünket is csökkentheti.
Nézzük, hogyan tudjuk mindezt átültetni a gyakorlatba!
A sorrend felállítása előtt tudnunk kell, hogy mennyire értékes az adott feladat a végcél szempontjából, ezért érdemes meghatározni az értékét egy 1-10-es skálán. Egy feladat értéke az lesz, amit a megtett cselekvés által nyerünk. Ez maga a haszon, amit az időtöltésért cserébe kapunk. Tehát például: ha fontos, hogy ötös legyen a vizsgánk, sokat kell tanulnunk érte. És ha elég időt fordítunk a felkészülésre, megkapjuk a kiváló eredményt. Ha fontosak számunkra a jó jegyek és jelen pillanatban a legfontosabb célunk, hogy lediplomázzunk, ennek a feladatnak az értéke magas lesz. Az érték egyébként lehet azonnali, vagy akár hosszú távon megvalósuló is.
Minimum három csoportba soroljuk a tevékenységeket: kötelező (amelyek kritikusak a cél elérésének érdekében), fontos (fontos, de nem kritikus, egy-kettőt közülük akár nélkülözni is lehet) és jó lenne (választható tevékenységek, amelyek nem befolyásolják a cél elérését). A példánál maradva a számonkérés tárgyát képező anyagok megtanulása kötelező eleme az ötös vizsgának, a plusz jegyzetek átolvasása fontos, a puska írása is lehet fontos (de ez egy olyan feladat ebben a kategóriában, ami akár el is hagyható), a „jó lenne” kategóriába pedig a szendvics készítése tartozik, mert jó lenne, ha tartalmasabb ételt vinnénk, de igazából egy müzli szeletet is bedobhatunk majd a táskánkba. Nem ezen múlik a jegyünk.
Ha a feladatokat bekategorizáltuk, jöhet a számozás. Nézzük meg, hogy az egyes csoportokban melyik a legfontosabb és melyik a legkevésbé fontos feladat, majd a többit sorrendbe állítva dobáljuk közéjük. Mindez legyen leírva! A nap során így már nem kell aggódni azon, hogy melyiket mi után végezzük.
A feladatlista elkészítése után jöhet a hogyan! Mit kell tennünk azért, hogy a lehető legjobban végezzük el az adott feladatot? A hatékony feladatmegoldáshoz, hatékony stratégiára van szükség. Ha ez kész, már bele is kezdhetünk a megvalósításba.
Bár elsőre macerásnak és időigényesnek tűnhet a lista elkészítése, egy-két nap alatt könnyen bele fogunk szokni. Ráadásul sokkal több időt kapunk ajándékba általa, mint amennyi időt elvesz tőlünk reggel.
Papír alapon is találunk „to do” listákat vagy akár egy füzetet is kinevezhetünk a feladataink priorizálására, ha azonban ennél is egyszerűbb megoldást keresünk, érdemes szétnézni az applikációk között. Az Asana, a Todoist, a Pocket vagy az Akiflow is remek segítséget nyújthat a napi teendők vagy munkánk rendszerezéséhez.
hirdetés
