Ismerős az az érzés, amikor letöltöd a legújabb időgazdálkodási appot, majd két nap múlva már csak frusztrál a használata? Sőt, azt veszed észre, hogy újra inkább a régi, jól bevált papírlapokra jegyzetelsz?
A legtöbb produktivitás guru sablon megoldásokat árul. Olyan rendszereket kínálnak, amelyek papíron tökéletesek. A valóság?
- Mindannyiunknak egyedi élete van. Nem működhet mindenkinek ugyanaz a módszer, így testreszabható, kellően rugalmas alapok kellenek, de erre viszont rendkívül nehéz megfelelő rendszert építeni, ami mindenkor működik majd.
- Jogosan van benned is (bennem is) ott a kétely, hogy tényleg jó-e, amit árul. Ha igen, akkor legközelebb mit fog eladni neked? A legtöbb ilyen megoldás csak részeket mutat meg, hogy továbbra is kötve legyél a megmondó emberekhez.
A hatékonyság ugyanis távolról sem a kipipált feladatok számában mérhető. Felejtsd el az állandó pörgést. A tudatos produktivitás valódi célja az, hogy a megfelelő dolgokat végezd el, ráadásul kevesebb stresszel.
Egy-egy tréningen ezt a kérdést például alaposan át szoktuk beszélni, ugyanis nap végén a hatékonyság nem más, mint egy érzés. Annak érezted-e a napodat, vagy sem.
Lehetsz hatékony 4-5 megoldott feladattal is aznap, ha azok tényleg fontosak voltak, lehetsz hatékony egy egész napos pihenés, vagy túrázás után is, ha az volt arra a napra a célod, hogy regenerálódj mentálisa és/vagy fizikailag.
Ebbe rondít bele a legtöbb produktivitási rendszer: vannak feladataid, projektjeid, jobb esetben prioritásaid és fókuszaid… és te sehol nem szerepelsz a rendszerben, hogy neked mitől lesz hatékony az a nap!
A megoldás? Fenntartható hatékonyság: teljesítmény lemondások nélkül
Mit is jelent a fenntartható hatékonyság?
Azt az egyensúlyi állapotot, ahol a mindennapi munka nem vezet egyenes úton a kiégéshez. Sokszor a perfekcionizmus hajszol bele minket abba a hitbe, hogy csak a végkimerülésig végzett munka ér valamit. Csak az, ha nap végén minden feladatot kipipáltál. Kerüljön bármibe.
Ha megoldasz 10 fontos feladatot aznap és 1 darabot nem, akkor nyilván az az 1 lesz majd az, ami ott fog nyomasztani egész este, nem a másik 10 miatti elégedettség lesz a fő érzés. Ez egy mélyen gyökerező pszichológiai csapda, különösen a vállalati kultúrában. Azt hisszük, ha nem szakadunk meg a feladatokban, akkor nem is vagyunk elég jók.
Pedig a pihenés nem a munka jutalma. A pihenés a tartós teljesítményed alapja. Bűntudat nélkül kell tudni kikapcsolni ahhoz, hogy másnap újra fókuszált tudj lenni.
A fenntartható hatékonyság az, amit célként kell kitűzni magunk elé.
“A fenntartható hatékonyság az az állapot, ahol hosszan és kiemelkedően tudsz produktív lenni, de a lemondások bűntudata nélkül.”
És itt, amit senki nem tanított meg eddig, hogy miért van bűntudat benned az el nem végzett feladatok után. Ez a feszültség okoz emésztő stresszt, elégedetlenséget saját magad felé.
Hol? Három élethelyzet, három eltérő rendszer
A személyre szabott megközelítés mindig jobb eredményeket hoz. Nézzünk három teljesen eltérő élethelyzetet, hogy Te is jobban el tudd helyezni a saját napjaidban.
A vállalkozó – Káoszból fókusz
Egy cégvezető napja gyakran merő káosz. Állandó tűzoltás és végtelen teendőlisták.
Itt a személyes rendszer fókuszában a kőkemény priorizálás áll. Nem kell minden e-mailre azonnal válaszolni. A legfontosabb stratégiai feladatokat egyszerűen a nap leghatékonyabb óráira kell időzíteni.
De ezt ki kell egészíteni egy olyan rálátással a cégre, ami megadja a szükséges kontroll érzetét a céges működésben és a kollégák, beosztottak munkája felett.
És amit mindenki elfelejt: a munkaidőnek vége kell, hogy legyen minden nap. Nem fenntartható a napi 14 óra munka vállalkozóként, amibe viszont rendkívül könnyű belecsúszni. Ez is külkön fókuszt igényel, napi szinten.
Az alkalmazott – Keretek közötti szabadság
Fix munkaidőben, egy irodai vagy hibrid környezetben a keretek adottak. A legnagyobb kihívást a megszakítások és a vezetői elvárások jelentik. A jó rendszer itt a határok tiszta kommunikálásáról szól.
Használj például fókusz blokkokat a naptáradban. Jelezd a kollégáknak egyértelműen, hogy mikor nem vagy elérhető. Ez adja meg a keretek közötti szabadságot. A szabadságot arra, hogy arra a munkára, amit el kell végezned, legyen rá időd.
De ugyanilyen fontos az is, hogy hogyan tudsz priorizálni a kapott feladatok között és hogyan tudod meghatározni azt is, melyik az a pont, ahol már a főnöködtől kell kérni, hogy priorizáljon, mert a mennyiség is gond (ami valljuk be, nem ritka eset).
A kisgyerekes szülő – Túlélés helyett tervezés
Aki pelenkázás és altatás mellett próbál dolgozni, az pontosan tudja a szabályt: a merev időbeosztás halálra van ítélve. Nem te rendelkezel a naptárad felett az idő jelentős részében. Illetve tervezni tervezhetsz, de ott van egy kis vezérigazgató, aki bármikor felülírhatja.
Itt a végtelen rugalmasság a kulcs. Használd ki tudatosan a váratlanul adódó mikro-időablakokat, és engedd el a tökéletesség iránti vágyat. Bőven elég, ha a legkritikusabb egy, vagy két dolog elkészül aznap.
A te esetedben a megoldás az, hogy mindig kéznél legyenek a teendők és egy jól szerkesztett, priorizált listát tudj kézközelben – papíron, vagy a mobilodon -, amiből pontosan tudod azonnal, mi a következő legfontosabb teendő.
És ne feledjük a legnagyobb kihívást: össze kell tudnod egyeztetni a munkádat (otthonit, munkehelyit) és a szülői kötelezettségeid is, ami egy újabb priorizálási réteg mindenen felül.
Építsd fel a saját rendszered a digitális zajban
Hogyan kezdj neki a saját rendszered kialakításának?
Első lépésként csinálj egy egyszerű önismereti auditot. Figyeld meg, mikor vagy a legenergikusabb. Bagoly vagy, esetleg pacsirta? A nehéz feladatokat ehhez az időszakhoz igazítsd inkább reggel / délelőttre, vagy inkább délutánra. Kőbalta egyszerű, mégis van benne kihívás, viszont ez az egyetlen apró lépés is óriási mennyiségű időt és energiát tud neked megspórolni napi szinten! Másodszor figyelj a technológiára. Az eszközök téged szolgáljanak, ne fordítva. Kapcsold ki a felesleges értesítéseket. Ne a telefonod mondja meg, mikor kell figyelned a világra.
Egy saját példa, mint kütyü függőtől. A saját életemben több szinten húztam határokat:
- Általánosságban nem kapok értesítést rengeteg mindenről, mint közösségi média például. Ezeket időközönként, amikor épp odaérek, ellenőrzöm. Van olyan social media app, amit direkt fel se tettem már a telefonomra, csak asztali gépen tudom elérni, hogy legyen kontrollom. (Apropó, ha kell kontroll a mobilodra, akkor nekem ez az app segített anno spórolni évente több, mint egy hét képernyőidőt.)
- Mobil: itt már a munkához nagyon szorosan kapcsolódó értesítések megjelennek, mint emailek, telefonhívások, céges chat, mert sokszor azonnal kell tudnom reagálni, munkámból fakadóan.
- Okosóra: ez persze opcionális, de nekem nagyon bevált, mert itt tudtam egy utolsó védgátat felépíteni.Ide már tényleg csak azok jönnek át, amiről azonnal kell értesítés, mint bejövő hívások és családi chat.
Ez is csak egyszeri feladat, ami viszont hosszú távon segít zavartalanul dolgozni, tenned, amit kell, megzavarás nélkül.
Végül tanuld meg a tudatos produktivitás legfontosabb képességeit:
- A „nemet mondás” művészete. Ha minden külső kérésre igent mondasz, a saját céljaidra mondasz nemet, mert nem lesz azokra időd, energiád.
- Priorizálás: az egyik legfontosabb készség, amit el kellene sajátítanunk (és erről még írok is külön cikkben), mert ez az egyik legfontosabb kulcsa a stresszmentes mindennapoknak. Ha tudod, hogy valamit azért nem csináltál meg, mert csak fontosabbakkal kellett foglalkoznod.
- Szokásépítés: a leghatékonyabb dolog, amit tehetsz magadért, ha tudatosan foglalkozol (ebben is segíteni fogok itt az oldalon) olyan szokások kiépítésével és rögzítésével, amik segítenek téged, vagy épp azoknak az elhagyásával, amik gátolnak. Egyik sem könnyű, de egy fontos tény: a világban a legsikeresebb, leghatékonyabb emberinek sikeréhez a kulcs, saját bevallásuk szerint is a szokásaik összessége. Ehhez ajánlok első nekifutásra egy összefoglaló videót a kedvenc könyvemről, James Clear Atomi szokások könyvéről.
A te utad a hatékonysághoz
Nem szeretném, ha a fenti sok apróság elvenné a kedved az egésztől, mert hidd el, élvezni fogod, ha belevágsz!
A legjobb produktivitási rendszer ugyanis az, amelyik hozzád idomul. Soha nem neked kell egy merev keretbe préselned magad. Igen, sokan szeretnék szakértőként, ha ezt tennéd, mert akkor nekik könnyebb dolguk van a saját termékük eladásával…
Hagyd a hátad mögött a bűntudatot, és kezdj el a saját feltételeid szerint dolgozni. Építs olyan mindennapokat, amelyeket hosszú távon is élvezni tudsz. Megfelelően pontos és szoros keretek közt, ahol biztonságban érzed magad.
