Amikor egy konferencia nemcsak mentálisan fáraszt el
Egy konferencia vagy egész napos üzleti esemény után gyakran nemcsak a fejünk telik meg információval, hanem az energiaraktáraink is kiürülnek. Hosszú órák egy tárgyalóban, egymást követő prezentációk, folyamatos figyelem, kávészünetek, üzleti ebéd, majd networking – mindeközben alig mozdulunk ki ugyanabból a térből. Pedig egy esemény minőségét nem kizárólag az határozza meg, mi hangzik el rajta. Az is számít, hogyan érezzük magunkat közben.
A jó eseménynek ritmusa van
A tudatos eseményszervezés ezért egyre inkább túlmutat a technikai feltételeken és a program tökéletes időzítésén. Fontosabbá válik az is, hogy egy helyszín hogyan támogatja a koncentrációt, a kapcsolódást és a változatos munkaritmust. Más környezetre van szükség egy fókuszált megbeszéléshez, egy interaktív workshophoz vagy egy nagyobb konferenciához, és megint másra akkor, amikor az emberek már nem előadást hallgatnak, hanem egymással szeretnének beszélgetni.
Ebben a szemléletben egy konferenciahelyszín tulajdonképpen nem pusztán háttér. A tér maga is alakítja az eseményélményt. A természetes fény például egészen más atmoszférát teremt, mint egy zárt, mesterségesen megvilágított terem, ahogyan az is számít, hogy van-e lehetőség a környezetváltásra, egy rövid kiszakadásra vagy egy kötetlenebb beszélgetésre.
Egy helyszín, amely alkalmazkodik az eseményhez
A főváros IX. kerületében, közvetlenül a Groupama Aréna és az MVM Dome szomszédságában található TRIBE Budapest Stadium éppen ezt a sokféleséget igyekszik egy helyen megteremteni. A szálloda autóval és tömegközlekedéssel egyaránt könnyen megközelíthető, a mélygarázs pedig a résztvevők számára is kényelmes parkolási lehetőséget kínál. Ez különösen praktikus lehet vállalati megbeszélések, konferenciák és egyéb üzleti események esetében.
A hotel öt modern, rugalmasan alakítható meetingteremmel rendelkezik, amelyek 30 és 95 négyzetméter közötti méretűek, és kültéri teraszkapcsolattal is kiegészülnek. Az összenyitható tereknek köszönhetően akár 180 fős rendezvények befogadására is alkalmasak. A természetes fénnyel rendelkező termek így egyaránt megfelelő közeget biztosíthatnak egy kisebb üzleti megbeszéléshez, egy interaktív workshophoz vagy szakmai tréninghez, ahogy egy nagyobb konferenciához is.
Nekünk is volt lehetőségünk megtapasztalni, milyen egy konferencián részt venni a TRIBE Budapest Stadiumban. A hotel kortárs, karakteres tereitől és a jól működő technikai háttértől kezdve a cateringig és a kötetlen kapcsolódás lehetőségéig minden adott volt ahhoz, hogy ne csak „letudjunk” egy konferenciát, hanem valóban jól érezzük magunkat közben.
A technológia akkor jó, ha nem vesszük észre
A jó környezet persze önmagában nem elég: egy üzleti eseménynek gördülékenyen is kell működnie. A TRIBE meetingterei modern audiovizuális eszközökkel, professzionális technikai felszereltséggel és nagy sávszélességű internetkapcsolattal rendelkeznek, így a helyszín a kreatív és közösségi szempontok mellett a konferenciák technikai igényeire is felkészült.
A legfontosabb beszélgetések mindig a programon kívül történnek
Egy esemény azonban nem feltétlenül ér véget akkor, amikor elérkezik a prezentáció utolsó diája. Sokszor éppen a kötetlenebb pillanatokban születnek azok a beszélgetések, amelyekből később együttműködések, új ötletek vagy egyszerűen csak értékes szakmai kapcsolatok alakulnak ki.
A TRIBE Budapest Stadium kilencedik emeletén található Cloud IX Skybar ehhez ad különleges környezetet: üzleti fogadások, ügyféltalálkozók, networking események és privát rendezvények helyszíne is lehet. Modern, urbánus atmoszférája lehetőséget kínál arra, hogy az üzleti találkozás kilépjen a klasszikus konferenciatermi keretek közül.
Nem mindegy, mi kerül a tányérra
Ugyanez igaz az étkezésre is. Egy egész napos esemény során az étel nem csupán egy szükséges szünet a programban, hanem az élmény része. A TRIBE Table étterem szezonális alapanyagokra épülő, kaliforniai ihletésű konyhája változatos gasztronómiai élménnyel egészíti ki a rendezvényeket.
A konferencián mi is megtapasztaltuk, hogy a catering mennyit ad hozzá egy ilyen naphoz: az étkezések nem szakították meg az esemény ritmusát, hanem természetes részévé váltak annak. Ez pedig különösen fontos akkor, amikor egy rendezvény nem néhány órára, hanem egy egész napra szól. A különböző étel- és italopciók a kávészünetektől és üzleti ebédektől kezdve a fogadásokon át a kötetlenebb networking alkalmakig illeszthetők az esemény különböző pontjaihoz.
Amikor a részletek végül összeállnak
Talán éppen ez a szemlélet különbözteti meg a pusztán funkcionális helyszínt attól, amely valódi rendezvényélményt tud adni. Nem feltétlenül egyetlen látványos elem teszi emlékezetessé a napot, hanem az, ahogyan a részletek összeállnak: mennyire könnyű eljutni a helyszínre, mennyire rugalmasan alakítható a tér, működik-e a technika, van-e természetes fény, lehet-e egy pillanatra kiszakadni, mit eszünk két program között, és hol folytatódik a beszélgetés a hivatalos program után.
A TRIBE Budapest Stadium ebben a komplex megközelítésben ötvözi a meeting- és konferenciakapacitást, a cateringet, a networking tereket, a közösségi élményeket és a szálláslehetőséget. A kortárs, merész dizájn, a rugalmas terek, a modern technológia és a professzionális szolgáltatások együtt olyan üzleti környezetet teremtenek, amely egyszerre nem konvencionális és professzionális.
Mert a jövő konferenciájának legfontosabb kérdése már nem az lesz, hogy hány előadás fér bele egy napba. Hanem az, hogy mit viszünk magunkkal, amikor hazaindulunk, és ebbe az információk mellett az élmény, az inspiráció és az emberi kapcsolódás is beletartozik.
Fotó: Tamás Pál (TRIBE Budapest Stadium)
A fenti cikk fizetett tartalom.
