A chat kifejezetten praktikus abban az esetben, ha nincs idő vagy lehetőség a formális kommunikációra, de gyors együttműködésre van szükség. Ilyenkor a szabályokat pontosan követő levelek helyett elég egy villámgyors üzenetváltás. De egyáltalán nem mindegy, milyen stílusban születik meg a szöveges üzenet például egy hivatalos egyeztetés esetén. A chatírás szabályairól Fekete Gábor protokollszakértőt kérdeztük.
Ezért szeretünk chatelni
A chat gyors és hatékony, hiszen míg az e-maileket általában naponta csak néhányszor frissítjük, és van, hogy csak órákkal később olvassuk el az érkezés után, addig a chat üzeneteket a legtöbb esetben azonnal megkapjuk és elolvassuk.
Míg a szó elszáll, addig a szöveges üzenetnek írásos nyoma marad. Ugyanúgy, ahogyan egy levél, a chat is dokumentálható, visszakereshető, ami különösen fontos a hivatalos kommunikációban.
A hangvétel illetően ha baráti beszélgetésre használjuk, nyugodtan lehet kötetlen az írásos beszélgetés, sőt hivatalos ügyben sem kell mereven fogalmazni, csupán arra kell ügyelni, hogy megtaláljuk a megfelelő stílust.
„A szóhasználat és az emojik alkalmazása – amit formális kommunikáció során jobb, ha elkerülünk – , valamint a megszólítás formája mind-mind sokat elárul a másik fél tiszteletéről vagy annak hiányáról. A protokolláris egyensúly akkor marad meg, ha egyszerre tudunk közvetlenek és udvariasak lenni.” – hangsúlyozza Fekete Gábor.
A rövidítések nem helyénvalók
A chatprotokollban is különösen fontos, hogy a köszönés és az elköszönés ne maradjon el, a stílus legyen személyre szabott, de udvarias, és természetesen az is sokat számít, hogy az üzenet megérkezését követően mikor válaszolunk. A túl késői reakció protokolláris szempontból chatelés közben is tiszteletlenségnek számít. Ilyen esetben is illik egy üzenetre legalább 24 órán belül válaszolni, így az üzenet nem veszíti el a hír- és az információ értékét. Ha nincs időnk érdemleges üzenetváltásra, legalább jelezzük a küldőnek, hogy később válaszolunk neki. A protokollszakértő szerint egy „Köszönöm, megkaptam, később tudok válaszolni” válaszüzenet még a legelfoglaltabbaknak is bele kell, hogy férjen az idejébe, hiszen nem kerül többe 20 másodpercnél.
Fontos, hogy az emojikhoz hasonlóan ne használjuk az olyan, a szlengben gyakori rövidítéseket se, mint a „vok”, „szal”, „tom”, „NM”, „thx”, mert az komolytalanná tesz minket. Azonban, ha a kapcsolat minősége megengedi, a köszönöm helyett egy köszi, nyugodtan elküldhető.
Üdvözölni chateléskor is elég csupán csak a beszélgetés megkezdésekor egymást, még akkor is, ha az üzenetváltás órákra megszakad napközben. Gondoljunk csak arra, hogy a nap folyamán is csak az első találkozás alkalmával köszönünk egymásnak, és ezt nem ismételjük meg valahányszor elmegyünk egymás mellett a folyosón.
Erre soha ne használjuk a csevegést
A protokollszakértő azt javasolja, semmiképpen ne osszunk meg a chaten másokkal olyan információkat, amelyek diszkréciót követelnek, miután a chat egy könnyen hozzáférhető kommunikációs platform, ami nem igényel többlépcsős azonosítást a belépéshez, ráadásul az e-mailekkel ellentétben a szöveges üzeneteket nem tudjuk például mappákba rendszerezni, és a jelszavunkat sem változtatjuk sűrűn.
Éppen ezért ha bizalmas dolgot szeretnénk valakivel megbeszélni, akkor a chatet csak arra használjuk, hogy megkérdezzük tőle, mikor hívhatjuk fel, neki mikor lenne alkalmas egy telefonbeszélgetés, vagy mikor tudnánk személyesen találkozni, esetleg jelezzük neki, hogy küldünk majd egy e-mailt, amiben minden bővebben benne lesz.
Az örömünket kivéve az érzelmeinket se közöljük chaten minden esetben, mert az írásba foglalt érzelmek gyakran félreérthetők a hangsúly, a hanghordozás, a mimika és a gesztikulációk hiányában. Emellett vannak olyan kényes és érzékeny témák, melyeket jobb egy kávé vagy íróasztal mellett, illetve a hálószobában megbeszélni.
Fotó: Pixels
Tetszett a cikk? Akkor ez is tetszeni fog!
